Với nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng cao như hiện nay thì việc xuất hiện càng nhiều đơn vị vận chuyển là điều dễ hiểu. Các bên cung cấp cấp dịch vụ vận chuyển cho khách hàng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật, trong đó có nghĩa vụ xuất hóa đơn cước vận chuyển. Chi tiết hơn về hóa đơn vận chuyển là gì? quy định về xuất hóa đơn vận chuyển như thế nào? Mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây của Top Moving nhé.
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hoá đơn vận chuyển là một loại tài liệu chứng từ được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến địa điểm khác. Đây là một bản ghi hợp pháp giữa người gửi hàng và người vận chuyển hàng hóa, ghi lại thông tin quan trọng về hàng hóa, như mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị, tên người gửi và người nhận, địa chỉ đi và địa chỉ đến, cùng các điều khoản và điều kiện vận chuyển.
Dựa trên các quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC về việc sửa đổi và bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các dịch vụ vận chuyển hàng hóa sẽ được điều chỉnh và thỏa thuận tùy thuộc vào mức độ vận chuyển (thường xuyên hoặc không thường xuyên). Bên nhận hàng và bên gửi hàng sẽ thực hiện thỏa thuận và ký kết hợp đồng vận chuyển thông qua hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng kinh tế. Đồng thời, các dịch vụ vận chuyển cần cung cấp các yếu tố bổ sung sau đây:
- Bảng kê cước: nơi đi nơi đến, biển số xe, số chuyến, đơn giá cước…
- Chứng từ thanh toán
- Hóa đơn (Hóa đơn >= 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
Khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, người thực hiện phải có khả năng cung cấp các tài liệu pháp lý và hoá đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Điều này nhằm ngăn chặn và phòng ngừa việc vận chuyển hàng hoá trái phép hoặc buôn lậu.
Vì vậy, hoá đơn vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, đồng thời là cơ sở thanh toán giữa các bên liên quan.
2. Những quy định về xuất hóa đơn vận chuyển
Dựa trên Công văn 9935/CT-TTHT của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh thì:
- Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển diễn ra trong cùng một ngày, chỉ cần lập một hoá đơn chung.
- Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là hai ngày khác nhau, thì phải lập hai hoá đơn riêng biệt.
Ngoài ra, dựa trên văn bản số 15606/BTC-TCT ngày 28/10/2014:
- Nếu công ty tự vận chuyển hàng hóa và ngày giao hàng và ngày vận chuyển là cùng một ngày, công ty chỉ cần lập một hoá đơn. Trên hoá đơn, phải rõ ràng phân biệt hai dòng thông tin: dòng 1 về hàng hoá và dòng 2 về chi phí vận chuyển.
- Nếu công ty thuê một công ty khác để vận chuyển hàng, dù ngày giao hàng và ngày vận chuyển là cùng một ngày hoặc khác nhau, công ty chỉ cần lập hoá đơn cho tiền hàng và thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, đối với chi phí vận chuyển, công ty sẽ yêu cầu đơn vị vận chuyển xuất hoá đơn và gửi lại cho công ty.
3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, có hai hình thức cung cấp dịch vụ vận chuyển, bao gồm công ty tự vận chuyển và thuê đơn vị vận chuyển. Bất kể hình thức nào, việc xuất hóa đơn vận chuyển là cần thiết. Mỗi đơn vị sẽ có mẫu và quy chuẩn ghi hóa đơn riêng.
Dưới đây là những điểm chung về mẫu và cách ghi hóa đơn cước vận chuyển:
- Thông tin cơ bản về người mua hàng: Họ tên, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán và số tài khoản cần được điền đầy đủ.
- Thông tin về hàng hóa: Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền cần được điền đầy đủ. Đối với cước vận chuyển, nó sẽ được ghi ở một dòng riêng. Nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là cùng một ngày, cước vận chuyển sẽ được ghi trên hóa đơn ngay bên dưới thông tin hàng hóa. Nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là hai ngày khác nhau, hóa đơn ghi cước vận chuyển sẽ được xuất sau đó.
- Thông tin khác: Chữ ký và dấu của người bán và người mua sẽ được ghi trên hóa đơn.
***Lưu ý: mẫu và quy chuẩn cụ thể có thể khác nhau tùy theo từng đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.
4. Mức xử phạt không có hoá đơn vận chuyển
Dựa trên Công văn số: 3512/TCT-CS và Khoản 1 Điều 3 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP, quy định như sau:
Bên bán, đồng thời là bên nhận chở hàng, được coi là bên có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan. Do đó, bên bán phải xuất trình đầy đủ hóa đơn và chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa tại thời điểm kiểm tra.
Trong trường hợp không thể xuất trình được hóa đơn và chứng từ tại thời điểm kiểm tra, bên vận chuyển sẽ phải chịu mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Trên đây là toàn bộ nội dung mà Top Moving đã chia sẻ về hóa đơn vận chuyển là gì? cũng như các quy định về xuất hóa đơn cước vận chuyển… Hy vọng thông qua bài viết trên sẽ mang đến cho các bạn thêm nhiều thông tin hữu ích trong việc vận chuyển hàng hóa của mình nhé.
