Trong quá trình quản lý kho, cách sắp xếp kho hàng sao cho khoa học là một trong những việc đáng lưu ý và được nhiều người quan tâm. Vậy đâu là những “bí kíp” giúp sắp xếp kho hàng của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất? Tất cả sẽ được Top Moving bật mí ngay sau đây để giúp bạn tìm được cách quản lý kho hàng của mình một cách tối ưu nhất.
1. Vai trò của việc sắp xếp kho hàng hiệu quả
Sắp xếp kho hàng được xem là một trong số các nghiệp vụ quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ. Với cách sắp xếp hàng hóa hiệu quả sẽ mang sự hiệu quả tiện lợi tối đa cho mỗi doanh nghiệp làm tăng thêm khả năng lưu trữ hàng hóa. Bên cạnh đó nó còn giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa trở nên thuận tiện hơn.
Tại các cửa hàng, doanh nghiệp kinh doanh online thì việc cách sắp xếp kho hàng sẽ mang đến một khả năng tìm kiếm hàng hóa trong kho trở nên nhanh chóng hơn. Ví dụ, trong một kho hàng có diện tích rộng rãi và nhiều kệ hàng, việc sắp xếp khoa học sẽ giúp các nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa hơn.
Việc tìm kiếm hàng hóa trong kho sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn nếu phải di chuyển nhiều lần trong không gian rộng lớn. Vì vậy, để tăng năng suất làm việc và giúp việc tìm kiếm hàng hóa trở nên đơn giản, nhanh chóng, chúng ta cần phải sắp xếp kho hàng trở nên khoa học hơn, điều đó sẽ giúp việc vận chuyển hàng hóa trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.
2. Cách sắp xếp kho hàng trong kho như thế nào?
2.1 Bước 1: Sử dụng mã Sku
Nhiều doanh nghiệp và cá nhân thích phương thức này vì nó cho phép họ tìm kiếm và lấy hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Đó là, sử dụng mã SKU và theo thứ tự alphabet. Ở mỗi đầu kệ bạn chỉ cần thêm đặt cho nó một mã SKU nếu kho hàng có diện tích nhỏ hay số lượng của hàng hóa có quá nhiều khiến những gian hàng nằm liền kề nhau thì bạn có thể áp dụng giải pháp này để có thể sắp xếp chúng theo từng hàng.
Ví dụ: nếu như trên một kệ có đến 5 mã SKU khác nhau thì bạn hãy sắp xếp chúng sao cho có thể dễ dàng nhìn thấy được cả 5 mã SKU đó khi đứng nhìn từ phía trước, qua đó những sản phẩm còn lại sẽ được sắp xếp nằm ở sau sản phẩm đó.
Mã SKU còn được áp dụng theo trình tự alphabet ví dụ như 1 kệ chỉ đặt những loại hàng hóa bắt đầu bằng chữ A, kệ khác có các sản phẩm có mã SKU thì có thể bắt đầu bằng chữ B…
2.2 Bước 2: Khoanh vùng khu vực và lên sơ đồ kho hoàn chỉnh
Thủ kho sẽ là người quản lý chính của kho hàng, chuyên giám sát các hoạt động xuất và nhập hàng, cập nhật sơ đồ của kho khi có thay đổi, chủ động sắp xếp kho hàng hoàn chỉnh, đồng thời ghi chép lại ngày tháng xuất, nhập hàng để tránh nhầm lẫn. Sau đó, sẽ lên một sơ đồ chi tiết sẽ được dán trực tiếp lên cửa ra vào để hỗ trợ việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa định kỳ sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn.
Khoanh vùng khu vực là một kỹ thuật để xác định nhanh chóng vị trí của hàng hóa; ví dụ: bạn có thể gắn nhãn các kệ bằng các chữ cái A, B và C để chỉ ra vị trí của chúng. Chia các kệ thành các tầng bằng cách dán nhãn bằng các chữ A1, A2, A3 … Cần dán các chỉ dẫn về vị trí, số lượng bằng các chữ cái và mũi tên trên mỗi kệ để người lấy hàng có thời gian hình dung dễ dàng hơn.
Bạn có thể phân loại các kệ lưu trữ hàng hóa theo đặc tính riêng của từng loại, chẳng hạn như các sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn, hàng dễ vỡ, thực phẩm dễ hư hỏng, gia vị,…
>> Xem thêm: Top 10 công ty vận chuyển hàng siêu trường siêu trọng TPHCM
2.3 Bước 3: Áp dụng nguyên tắc xếp hàng thành hàng
Quy trình sắp xếp hàng hóa hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê, xuất nhập hàng hóa sau này. Ngoài ra, việc sử dụng thêm các hệ thống máy móc hiện đại hỗ trợ như như : in mã vạch, máy quét mã vạch, ..sẽ phát huy công dụng tối đa khi kết hợp với việc sắp xếp hàng hóa khoa học.
Bên cạnh việc sắp xếp theo mã SKU chuẩn, bạn cũng cần phải lưu ý đến thời hạn sử dụng và bảo quản của sản phẩm, các sản phẩm có hạn sử dụng gần thì xếp trước, xa hơn thì xếp sau để có hệ thống lưu trữ và phân phối hiệu quả nhất.
Tất cả các mẫu có thời hạn sử dụng hoặc bất kỳ mẫu nào còn hạn sử dụng đều phải được bảo quản theo nguyên tắc lưu trữ FIFO nhập trước xuất trước. Trong kho đặc biệt có những kho lớn chứa nhiều loại hàng hoá khác nhau và tuỳ theo đặc điểm của từng loại hàng hoá mà áp dụng các nguyên tắc phù hợp như LIFO, FIFO, FEFO,… cho hàng hoá đó.
2.4 Bước 4: Sử dụng những kệ kho hàng phù hợp
Các kệ dùng để lưu trữ và sắp xếp hàng hóa ngày nay rất đa dạng với nhiều mẫu mã và kích thước khác nhau. Việc lựa chọn nên phụ thuộc vào: diện tích của nhà kho, kích thước hàng hóa, tải trọng, phương pháp xuất nhập hàng và nhu cầu lưu thông trong kho bãi…để bạn có thể dễ dàng lựa chọn các loại kệ hàng hóa theo nhu cầu của bạn.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại kệ khác nhau, bao gồm: Kệ Drive In, Kệ Double Deep, Kệ Push Back, Kệ Khuôn, Kệ kho Driver – Thru, Kệ kho Selective, Kệ Tay Đỡ, Kệ Trượt Pallet…
Hiện nay thông thường kệ kho hàng sẽ được phân chia thành ba loại kệ theo kích thước tải trọng như:
- Giá kệ kho hàng với tải trọng nặng lưu trữ hàng hóa đạt từ 500kg trở lên
- Giá kệ kho hàng với tải trọng trung bình từ 100 – 500 kg
- Giá kệ kho hàng với tải trọng nhẹ từ 35 – 100kg
2.5 Bước 5: Lắp đặt những biển chỉ dẫn và hoàn thiện
Với cách sắp xếp kho hàng khoa học và hiệu quả sẽ mang đến một không gian bảo quản hàng hóa khoa học và tiết kiệm được nhiều thời gian cho mọi hoạt động xuất nhập hàng trong kho. Bạn cần phải thống nhất các kí hiệu trên bản đồ bằng cách sử dụng ký tự và mũi tên đặc biệt, có tất cả mọi thông tin về số lượng hàng tồn kho, chủng loại hàng hóa, việc đó giúp cho việc nắm rõ bao quát kho hàng và sắp xếp hàng hóa được thuận tiện và chính xác hơn.
Bằng phương pháp lắp những biển chỉ dẫn hướng dẫn trong kho sẽ giúp cho các nhân viên sẽ không gặp nhiều khó khăn trong quá trình tìm kiếm, kiểm hàng, kể cả những mẫu hàng mới. Việc dán nhãn sản phẩm lên tất cả các thành kệ, hàng hóa sẽ mang đến sự gọn gàng và tiên lợi hơn khi tìm kiếm.
3. Những sai lầm bạn nên tránh trong cách việc sắp xếp kho hàng
- Bảo quản hàng hóa không đúng cách theo như chỉ dẫn của nhà sản xuất
- Sắp xếp hàng hóa, vật tư và nguyên vật liệu lộn xộn không khoa học
- Không xác định được chính xác về mức tồn kho
- Số liệu thực tế và phần mềm quản lý không đồng nhất thông số với nhau
- Kiểm kê hàng hóa không thường xuyên
Vừa rồi là các gợi ý của Top Moving về cách sắp xếp kho hàng hiệu quả, khoa học, giúp bạn nắm được những quy định về sắp xếp hàng hóa trong kho. Qua đó có thể tiết kiệm được nhiều thời gian hơn , đảm bảo được năng suất làm việc của nhà kho trong việc kinh doanh của doanh nghiệp.
>> Tham khảo thêm: Top 12 dịch vụ cho thuê xe cẩu hàng giá rẻ nhất tại TPHCM