Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện vận chuyển hàng hóa đường bộ. Giấy tờ vận chuyển không chỉ là cơ sở pháp lý xác nhận sự chuyển giao toàn bộ hàng hóa từ người gửi đến đơn vị vận chuyển mà còn thể hiện khâu tiếp nhận hàng hóa của bên vận chuyển đối với từng món hàng cụ thể.

Vậy khi vận chuyển hàng hóa, bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ nào? Hãy cùng Top Moving tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé!

1. Những giấy tờ cần có của đơn vị vận chuyển hàng hóa

• Giấy tờ xe: Bao gồm giấy đăng ký xe ô tô, giấy chứng nhận bảo hiểm của phương tiện, sổ nhật trình chạy xe, tiêu chuẩn phù hiệu xe chạy hợp đồng…
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể được quy định bởi pháp luật.
• Giấy phép lưu hành: Dành cho các loại xe quá khổ, quá tải (nếu có).
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe, giấy chứng nhận sức khỏe…
• Giấy chứng nhận kiểm định: Giấy chứng nhận kiểm tra độ an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, được dán tem kiểm định hợp lệ.
• Và các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng,…

2. Những giấy tờ khách hàng cần phải cung cấp cho đơn vị vận chuyển

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? Vận chuyển hàng hóa phải có những chứng từ nào? Đây luôn là những câu hỏi được cả bên người gửi hàng và đơn vị giao nhận quan tâm để tránh các rủi ro, vi phạm trong quá trình vận chuyển.

Theo Thông tư số 94/2003/TT-BTC, hàng hóa khi vận chuyển bằng đường bộ phải kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp, chứng minh nguồn gốc rõ ràng của hàng hóa tại thời điểm kiểm tra. Cụ thể như sau:
1. Đối với hàng hóa điều động nội bộ giữa cơ sở sản xuất kinh doanh với các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại, khách hàng cần cung cấp:

• Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ

2. Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi để trao đổi, tặng hoặc có thể tiêu dùng nội bộ: cần phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bên bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán ra.

3. Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán hàng đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh đã được quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập hóa đơn, chứng từ cụ thể như sau:

• Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
• Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán cho đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ

4. Cơ sở kinh doanh phải có phiếu xuất kho ghi rõ “xuất hàng đưa đi gia công” kèm theo hợp đồng gia công. Khi nhận lại sản phẩm, cơ sở gia công cũng phải xuất phiếu kho ghi rõ “xuất sản phẩm gia công trả lại” kèm hợp đồng gia công.

5. Phải có lệnh điều động nội bộ và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển hàng.

6. Đối với những hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng cần phải xuất trả lại cho bên bán phải có 1 trong các loại hợp đồng như: Hợp đồng giá trị gia tăng, hợp đồng bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

7. Cơ sở sản xuất kinh doanh xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công hàng hóa khi xuất khẩu cần phải có 1 trong các loại hợp đồng sau : HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc là HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

8. Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán sẽ không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm cụ thể như:

• Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân tự sản xuất, khái thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo mẫu số tại 06/TMH-3LL ban hành kèm theo đó là Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính
• Đối với đồ dùng của các cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, thì cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải được lập bảng kê khai mua hàng, nhận hàng ký gửi bán

9. Cơ sở sản xuất kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức được quy định không cần phải lập hợp đồng nhưng phải lập bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần đã bán hàng, và từng loại hàng…

Đối với bên dịch vụ vận chuyển hàng hóa cần phải có các loại giấy tờ cụ thể như:

• Giấy tờ xe: Giấy đăng ký xe ô tô, giấy chứng nhận bảo hiểm, sổ nhật trình chạy xe và phù hiệu xe chạy hợp đồng
• Giấy tờ của chủ phương tiện vận chuyển: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe..
• Các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng và các giấy tờ liên quan khác

Trên đây là toàn bộ các loại giấy tờ cần thiết liên quan đến vận chuyển hàng hóa mà đơn vị vận tải và khách hàng cần chuẩn bị khi sử dụng dịch vụ vận chuyển. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn nắm rõ thủ tục và tránh các rắc rối không đáng có trong quá trình vận chuyển.

>> Tham khảo thêm: Top 10 công ty vận tải xe container chở hàng uy tín ở Việt Nam