Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? là một trong những câu hỏi đang được rất nhiều cá nhân, hay doanh nghiệp quan tâm trong việc vận chuyển hàng hóa đường bộ. Vì đây là cơ sở để chứng nhận sự chuyển giao toàn bộ hàng hóa của người gửi đến đơn vị vận chuyển, đồng thời đây cũng thể hiện khâu tiếp nhận của đơn vị vận chuyển đối với từng món hàng của người gửi. Vậy khi vận chuyển hàng hóa cần đến các loại giấy tờ nào? Hãy cùng Top Moving tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Những giấy tờ cần có của đơn vị vận chuyển hàng hóa

• Giấy tờ xe: Giấy đăng ký xe ô tô, giấy chứng nhận bảo hiểm của các loại xe, sổ nhật trình chạy xe, tiêu chuẩn phù hiệu xe chạy hợp đồng…
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo từng ngành nghề cụ thể được quy định
• Giấy lưu hành cho các dòng xe quá khổ, xe quá tải (nếu có)
• Giấy tờ liên quan của người điều khiển phương tiện: giấy phép lái xe phù hợp với từng loại xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe, giấy sức khỏe…
• Giấy chứng nhận kiểm tra độ an toàn về kỷ thuật và bảo vệ môi trường (gọi tắt là giấy chứng nhận kiểm định) được dán tem kiểm định
• Và các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng,…

2. Những giấy tờ khách hàng cần phải cung cấp cho đơn vị vận chuyển

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? Vận chuyển hàng hóa phải cần những chứng từ gì? Luôn là những câu hỏi của cả bên người gửi hàng và người thực hiện dịch vụ giao nhận cần phải nắm rõ để tránh bị phạt trong quá trình vận chuyển.

Theo thông tư số 94/2003/TTL , hàng hóa trên đường vận chuyển đường bộ phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc của loại hàng hóa đó là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra và được cụ thể như sau:

1. Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở sản xuất kinh doanh cho đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có:

• Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ

2. Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi để trao đổi, tặng hoặc có thể tiêu dùng nội bộ: cần phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bên bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán ra.

3. Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán hàng đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh đã được quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập hóa đơn, chứng từ cụ thể như sau:

• Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
• Sử dụng phiếu xuất hàng khi gửi bán cho đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ

4. Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi để gia công phải có phiếu xuất kho và được ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo đó là hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho và được ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo đó là hợp đồng gia công.

5. Hàng hóa của công ty khi đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm cần phải có lệnh điều động nội bộ cùng với đó là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ giao cho người vận chuyển.

6. Đối với những hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng cần phải xuất trả lại cho bên bán phải có 1 trong các loại hợp đồng như: Hợp đồng giá trị gia tăng, hợp đồng bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

7. Cơ sở sản xuất kinh doanh xuất khẩu hàng hóa – kể cả cơ sở gia công hàng hóa khi xuất khẩu cần phải có 1 trong các loại hợp đồng sau : HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc là HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

8. Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán sẽ không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm cụ thể như:

• Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân tự sản xuất, khái thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo mẫu số tại 06/TMH-3LL ban hành kèm theo đó là Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính
• Đối với đồ dùng của các cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, thì cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải được lập bảng kê khai mua hàng, nhận hàng ký gửi bán

9. Cơ sở sản xuất kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức được quy định không cần phải lập hợp đồng nhưng phải lập bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần đã bán hàng, và từng loại hàng…

Đối với bên dịch vụ vận chuyển hàng hóa cần phải có các loại giấy tờ cụ thể như:

• Giấy tờ xe : Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm của các loại, Sổ nhật trình chạy xe, và phù hiệu xe chạy hợp đồng…
• Giấy tờ của chủ phương tiện vận chuyển: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo từng ngành nghề
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Bao gồm giấy phép lái xe phù hợp với từng loại xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe…
• Các loại giấy tờ khác như: Hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng,…

Trên đây là toàn bộ giấy tờ liên quan khi vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì của bên đơn vị vận tải và khách hàng sử dụng các dịch vụ vận chuyển hàng hóa của các công ty vận tải cần phải có. Hy vọng qua bài viết này sẽ cung cấp thêm cho các bạn những thông tin thật hữu ích.

>> Tham khảo thêm: Top 10 công ty vận tải xe container chở hàng uy tín ở Việt Nam