Lần đầu được giao nhiệm vụ chuyển văn phòng? Đừng lo, đây là hướng dẫn chi tiết dành cho bạn!
Một ngày đẹp trời, bạn bất ngờ được sếp giao trọng trách tìm đơn vị vận chuyển và lên kế hoạch chuyển văn phòng. Đây lại là lần đầu tiên bạn đảm nhận công việc này, và không khỏi cảm thấy bối rối, không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị những gì để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ.
Đừng lo lắng. Trong bài viết này, Top Moving sẽ giúp bạn lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, khoa học và hiệu quả – từ khâu khảo sát, đóng gói đến vận chuyển và sắp xếp lại không gian mới. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và xử lý công việc một cách chuyên nghiệp nhất.
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng – Bước đầu tiên không thể bỏ qua
Ngay sau khi đã chốt được địa điểm văn phòng mới, việc lập kế hoạch chuyển dọn chi tiết là điều bạn cần ưu tiên hàng đầu. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn:
- Xác định được khối lượng công việc cần thực hiện
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận hoặc cá nhân
- Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển
- Đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra trật tự, hiệu quả và đúng tiến độ
Bạn cũng cần xác định liệu toàn bộ nhân viên có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không, từ đó đưa ra phương án điều phối phù hợp, tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Một số nội dung bạn phải có trong kế hoạch các công việc cần làm khi chuyển văn phòng như:
- Thiết kế và bố trí nội thất tại văn phòng mới
- Mua sắm, thay thế trang thiết bị, nội thất cần thiết
- Cập nhật địa chỉ mới trên tất cả các giấy tờ, biểu mẫu, website, danh thiếp
- Di chuyển điện thoại, mạng internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
>> Xem thêm: Top 30 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ tại TPHCM
2. Ấn định thời gian chuyển văn phòng – Yếu tố quyết định đến hiệu quả vận hành
Một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển văn phòng là việc xác định thời điểm chuyển dọn phù hợp. Bạn cần chủ động trao đổi với ban lãnh đạo để thống nhất ngày giờ chuyển văn phòng chính thức, đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Gợi ý lựa chọn thời điểm chuyển dọn hiệu quả
- Chuyển vào cuối tuần: Đây là lựa chọn tối ưu vì không ảnh hưởng đến hoạt động làm việc trong tuần. Nhân viên có thể sắp xếp hỗ trợ chuyển dọn và bắt đầu làm việc tại văn phòng mới vào tuần kế tiếp.
- Chuyển vào ngày thường: Nếu buộc phải chuyển vào ngày làm việc, bạn cần lên phương án điều phối hợp lý như: Giữ lại các bộ phận quan trọng hoạt động tại văn phòng tạm thời; Ưu tiên chuyển trước những phòng ban ít ảnh hưởng đến hoạt động cốt lõi; Sắp xếp chuyển theo từng giai đoạn để giảm thiểu gián đoạn công việc
Việc lên kế hoạch thời gian rõ ràng và thống nhất với các phòng ban liên quan sẽ giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và ít ảnh hưởng nhất đến năng suất làm việc của doanh nghiệp.
3. Chuẩn bị và sắp xếp vật dụng trước khi chuyển dọn – Giải pháp tiết kiệm thời gian và công sức
Dù hiện nay các đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp thường hỗ trợ cung cấp thùng carton, vật tư đóng gói, nhưng để tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự chủ động, bạn nên chuẩn bị từ trước các vật dụng cần thiết.
Trước ngày chuyển, hãy đảm bảo rằng mỗi phòng ban và cá nhân được phát đủ thùng giấy carton hoặc các dụng cụ đóng gói phù hợp để tự mình thu xếp đồ dùng. Đây là cách đơn giản giúp tránh nhầm lẫn, thất lạc tài sản cá nhân và đảm bảo tính trật tự khi đến văn phòng mới.
Những vật dụng cần chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng:
- Thùng carton các kích cỡ, chia theo số lượng từng phòng ban
- Giấy báo, mút xốp, bọc chống sốc, để bảo vệ thiết bị dễ vỡ
- Băng keo, dây buộc, kéo, nhãn dán phân loại đồ đạc
- Bút lông ghi chú tên phòng ban, cá nhân hoặc ghi chú “dễ vỡ”
Gợi ý tổ chức công việc
Bạn có thể phân công cho phòng nhân sự hoặc lễ tân chủ động chuẩn bị trước số lượng vật tư cần thiết và phát lại cho từng bộ phận theo danh sách. Đồng thời, khuyến khích mỗi nhân viên tự đóng gói đồ dùng cá nhân, trong khi các thiết bị lớn (máy in, máy chiếu, bàn ghế…) nên do đội kỹ thuật hoặc đơn vị vận chuyển xử lý.
Chủ động chuẩn bị và sắp xếp vật dụng từ sớm sẽ giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, khoa học và không bị gián đoạn.
4. Dự trù chi phí chuyển văn phòng – Bước quan trọng để tránh phát sinh không kiểm soát
Sau khi đã có kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quá trình chuyển văn phòng, bạn cần tiến hành lập bảng dự trù chi phí dựa trên từng hạng mục công việc cụ thể. Việc tính toán trước sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách, chủ động nguồn lực tài chính và hạn chế tối đa các khoản chi bất ngờ trong quá trình triển khai.
Ngoài các khoản chi chính, bạn cũng nên dự phòng một khoản chi phí phát sinh, nhằm đảm bảo quá trình chuyển văn phòng không bị gián đoạn hoặc thiếu hụt tài chính đột xuất.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí chuyển văn phòng
- Loại xe tải hoặc phương tiện vận chuyển được sử dụng (thùng kín, xe nâng, xe cẩu…)
- Số lượng và khối lượng hàng hóa, thiết bị cần di dời
- Khoảng cách địa lý từ văn phòng cũ đến văn phòng mới
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi…
5. Hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng văn phòng cũ – Bước cuối cùng không thể bỏ qua
Trước và sau khi hoàn tất quá trình chuyển văn phòng, một trong những bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện là hoàn trả mặt bằng cũ và thanh lý hợp đồng thuê. Đây không chỉ là thủ tục cần thiết mà còn giúp tránh những rắc rối pháp lý về sau.
Bạn cần thông báo trước cho ban quản lý tòa nhà, đồng thời sắp xếp thời gian để hai bên cùng tiến hành kiểm tra, bàn giao mặt bằng và ký biên bản xác nhận hoàn trả. Việc này đảm bảo bạn không bị phát sinh chi phí bồi thường do hư hại hoặc vi phạm hợp đồng.
Trên đây là tổng hợp các công việc cần làm khi chuyển văn phòng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên lưu ý để quá trình chuyển dọn diễn ra trơn tru, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Top Moving hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn xây dựng được một kế hoạch chuyển văn phòng chuyên nghiệp và thành công.
>> Tham khảo thêm: [Chia sẻ] 12 kinh nghiệm thuê kho bãi, nhà xưởng an toàn