Bỗng dưng một ngày bạn được sếp giao cho công việc tìm kiếm và vận chuyển văn phòng, và đây là lần đầu bạn đảm nhận nhiệm vụ này. Bạn đang băn khoăn không biết nên phải bắt đầu từ đâu, cần làm những công việc gì…? Bạn cần một hướng dẫn cụ thể chi tiết để lập một kế hoạch chuyển văn phòng nhanh chóng và hiệu quả.
Ngay sau đây, Top Moving sẽ hướng dẫn đến cho bạn lập một kế hoạch các công việc cần làm khi chuyển văn phòng sao cho hiệu quả, suôn sẽ và tiết kiệm được nhiều thời gian nhanh nhất nhé.
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
1. Kế hoạch chuyển văn phòng
Sau khi bạn đã xác định được địa điểm đặt thuê văn phòng của mình rồi bạn cần phải chuẩn bị lập một kế hoạch chi tiết. Qua đó bạn sẽ biết được những công việc mình cần phải làm là gì, phân công nhân viên hỗ trợ cũng như có thể lường trước những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình chuyển dọn văn phòng để có cách xử lý tốt nhất.
Mỗi nhân viên trong công ty đều có tham gia vào quá trình chuyển văn phòng hay không bạn cũng cần đưa ra những phương án từ trước để nhân viên có thể chủ động thực hiện hơn.
Một số nội dung bạn phải có trong kế hoạch các công việc cần làm khi chuyển văn phòng như:
- Thiết kế và trang trí nội thất văn phòng mới;
- Mua sắm bổ sung hoặc thay thế các đồ nội thất, trang thiết bị của văn phòng;
- Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ liên quan, biểu mẫu;
- Di chuyển điện thoại, mạng internet;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)
>> Xem thêm: Top 30 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ tại TPHCM
2. Ấn định thời gian chuyển văn phòng
Bạn sẽ cần phải trao đổi và thống nhất thời gian chính xác với ban lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào sao cho phù hợp?
Nên lựa chọn khoảng thời gian chuyển văn phòng vào cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào các ngày làm việc thường ngày thì bạn cần phải sắp xếp sao cho không ảnh hưởng quá nhiều đến việc kinh doanh của công ty hoặc cũng có thể để lại những bộ phận quan trọng tạm thời hoạt động tại một vị trí tạm thời nào trước.
3. Chuẩn bị & sắp xếp vật dụng chuyển dọn
Mặc dù là các đơn vị vận cung cấp dịch vụ chuyển nhà – chuyển văn phòng có hỗ trợ về hộp – thùng giấy carton đựng các vật dụng nhưng để đỡ tốn thời gian hơn bạn vẫn nên có sự chuẩn bị từ trước. Bạn cần phải chuẩn bị một số lượng thùng giấy carton đủ cho từng nhân viên, từng phòng ban.
Với các công việc cần làm khi chuyển văn phòng cách tốt nhất đó là để từng cá nhân tự họ sắp xếp đồ dùng của mình nhằm tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Mỗi trang thiết bị của công ty hay các đồ dùng khác khi vận chuyển bạn cũng nên chuẩn bị thùng carton để đóng gói nhằm tránh va đập khi di chuyển.
Bên cạnh đó bạn cũng nên chuẩn bị thêm giấy báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn. Bạn có thể giao những công việc này cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân, nhân viên phòng họ sẽ chủ động chuẩn bị từ trước và sẽ phát lại cho các phòng ban theo số lượng cần thiết.
4. Chuẩn bị các chi phí cho việc chuyển văn phòng
Sau khi bạn đã lên được một kế hoạch cho các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, dựa vào bản kế hoạch đó bạn hãy xác định khoảng mức chi phí cần thiết để chuẩn bị trước. Ngoài ra, bạn cũng nên cần phải chuẩn bị thêm khoản các chi phí khác có thể phát sinh để quá trình chuyển dọn văn phòng luôn được diễn ra thuận lợi.
Chi phí chuyển văn phòng sẽ còn phụ thuộc các yếu tố như:
- Loại xe tải thuê vận chuyển
- Số lượng hàng hóa cần phải vận chuyển
- Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến
- Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi…
5. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ
Trước và sau khi chuyển văn phòng, bạn nên nhớ phải thông báo và hoàn trả mặt bằng đầy đủ cho ban quản lý tòa nhà, có xác nhận của 2 bên để tránh có thể gặp những rắc rối pháp lý sau này nhé.
Khi đến văn phòng làm việc mới thì cũng đồng nghĩa là chúng ta lại sẽ bắt đầu lại từ đầu. Từ hợp đồng cho thuê văn phòng, trao đổi với chủ quản lý tòa nhà đó, tiền cọc thuê mặt bằng cần phải được làm rõ ràng và minh bạch. Sau đó sẽ là tiến hàng chỉnh sửa, lắp đặt lại văn phòng làm việc sao cho tiện nhất.
Trên đây là một số các công việc cần làm khi chuyển văn phòng cho bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn chuyển văn phòng làm việc của mình. Hy vọng những thông tin này của Top Moving sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
>> Tham khảo thêm: [Chia sẻ] 12 kinh nghiệm thuê kho bãi, nhà xưởng an toàn