Chuyển văn phòng là công việc hết sức khó khăn bởi phải sử lý một đóng đồ đạc lớn, khó khăn khi tháo lắp và di chuyển, rồi cho đến các thủ tục giấy tờ… Trong bài viết này Top Moving sẽ chia sẽ đến cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng sao cho hiệu quả tối ưu nhất, giúp cho việc chuyển dọn được diễn ra an toàn và nhanh chóng.

1. Tìm địa chỉ văn phòng mới

Văn phòng là nơi làm việc, giao dịch quan trọng. Có thể nói nó đóng một vai trò quan trọng quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó với kinh nghiệm chuyển văn phòng bạn cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm một địa chỉ phù hợp. Dưới đây là một các tiêu chí để bạn có thể lựa chọn một địa chỉ văn phòng phù hợp cho công ty của mình.

• Xác định mục đích khi thuê văn phòng mới: Để mở rộng hay thu hẹp lại không gian làm việc? kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty hiện tại và trong tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?

• Khi chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về những yếu tố: Giao thông, bãi đậu xe, văn phòng mới có cần phải thiết kế lại không, hệ thống điện nước, mạng Internet, an toàn cháy nổ, thang máy,… sắp xếp thời gian và lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể

• Dự trù ngân sách: Chi phí thuê văn phòng mới hàng tháng sẽ là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê các dịch vụ vận chuyển văn phòng là bao nhiêu?

• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi làm việc cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, xem ngày tốt chuyển văn phòng làm việc,…

• Tìm hiểu kỹ thêm một vài địa điểm, so sánh về mức giá thuê và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp

• Khi đã lựa chọn được nơi ưng ý, cần phải tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng đến

• Một số các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá, dịch vụ tiện ích xung quanh,…

• Lên sơ đồ bố trí vị trí cho từng nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới

• Việc tìm kiếm văn phòng mới bạn nên chuẩn bị kĩ càng trước 2 tháng. Và chốt địa điểm thuê cuối cùng trước 1 tháng. Qua đó sẽ để có đủ thời gian cho công việc sẵn sàng chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác

2. Kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả – Thực hiện các bước

2.1 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết

Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì bạn nên chuẩn bị trước các dụng cụ cần thiết như: thùng carton, kéo, băng keo, bọc nilon, xốp, phân loại với các vật dễ bể, bọc giấy tờ quan trọng, giấy báo cũ… Nên có những kế hoạch chuyển văn phòng hợp lí, liệt kê kĩ càng trước để tránh trường hợp thiếu, làm bạn mất thêm thời gian để đi mua hay tìm kiếm.

Việc sắp xếp và đóng gói tất cả đồ đạc sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. Do đó, nếu bạn tự chuyển đồ, hãy huy động hết toàn bộ nhân viên cùng tham gia vào công việc này luôn được diễn ra nhanh chóng, gọn gàng và tiết kiệm nhất có thể. Một số những lưu ý, kinh nghiệm chuyển văn phòng gợi ý thêm cho bạn:

• Nên sắp xếp, đóng gói các vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng carton để tiện cho việc sau này dễ tìm kiếm hơn
• Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng sẽ khiến cho việc vận chuyển trở nên khó khăn hơn và thậm chí dễ khiến thùng bị bục, rách
• Khi đã đóng gói xong, bạn hãy ghi chú lại các vật dụng trong thùng, của cá nhân hay của phòng ban nào, vị trí, số tầng, số phòng… để nhân viên vận chuyển dễ dàng hơn trong việc sắp xếp. Ngoài ra, thì với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc làm rất cần thiết
• Các trang thiết bị hay máy móc quan trọng, yêu cầu đến kĩ năng tháo lắp thì cần phải tìm người có chuyên môn và kinh nghiệm để tránh gây hư hỏng và những sai sót không mong muốn có thể xảy ra
• Với các loại giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty bạn nên để vào một thùng riêng biệt và chuyển đi để tránh việc có thể thất thoát, lạc mất vì đây là những tài liệu liên quan đến bảo mật, công việc của công ty

>> xem thêm: Top 10 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói TPHCM uy tín, giá rẻ

2.2 Dọn dẹp lại văn phòng cũ

Sau khi đã đóng gói xong, bạn cần phải tiến hành dọn dẹp lại văn phòng cũ. Nên dọn sạch sẽ văn phòng, các phòng ban, gom rác và vứt đúng nơi theo quy định. Kiểm tra lại một lượt tại những vị trí gốc cạnh, ít thấy xem xem còn sót bất kỳ đồ đạc nào không. Vì vậy, việc dọn dẹp lại văn phòng cũ là điều rất cần thiết để trả lại mặt bằng như ban đầu sạch sẽ, cũng như để lại được những ấn tượng cho những người thuê sau.

Với những vật dụng cảm thấy không cần thiết bạn cũng nên thanh lý chúng để giảm được gánh nặng cũng như tránh tăng thêm các chi phí cho việc vận chuyển văn phòng. Do đó, bạn hãy kiểm tra các đồ dùng hiện có trong văn phòng, xem lại đồ dùng nào còn dùng được, đồ nào không dùng được nữa thì có thể thanh lý bớt.

2.3 Thông báo cho khách hàng của công ty

Với những kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả thì vấn đề quan trọng không thiếu mà bạn cần phải làm khi muốn chuyển văn phòng mới đó là phải thông báo cho khách hàng về việc chuyển văn phòng của công ty. Bạn sẽ cần phải cung cấp địa chỉ mới của văn phòng, cách thức liên hệ cũng như là việc cần phải thực hiện các giao dịch đang còn dang dở của khách hàng trong thời gian thực hiện việc chuyển văn phòng.

Việc thông báo đến cho khách hàng khi chuyển văn phòng mới sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như là việc tránh để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ được với công ty của bạn. Tốt nhất bạn nên thực hiện công việc chuyển văn phòng vào những ngày nghỉ cuối tuần để đảm bảo quá trình hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi.

Ngoài việc thông báo đến cho khách hàng thì bạn cũng cần phải thông báo với các đại lý, bên công ty bảo hiểm, các đơn vị cung cấp… về việc thay đổi địa chỉ giao dịch mới của công ty.

2.4 Tiến hành làm việc trực tiếp bên công ty vận chuyển

Trước khi đóng gói và vận chuyển, bạn nên liên hệ trước công ty dịch vụ chuyển văn phòng cho họ nắm được ngày chuyển dọn. Để đảm bảo luôn chắc chắn phải có xe, cũng như chọn được dòng xe có tải trọng phù hợp, nhằm tránh gây tốn thêm thời gian gây ảnh hưởng đến công ty. Tránh việc đến ngày chuyển dọn không có xe hoặc không đủ xe, lại phải dời ngày gây tốn thêm thời gian và chi phí cho bạn.

Với kinh nghiệm chuyển văn phòng sao cho hiệu quả bạn nên lựa chọn một dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để bảo đảm an toàn, tiết kiệm được thời gian cho toàn bộ nhân viên. Với kinh nghiệm nhiều năm họ đã thực hiện công việc chuyển dọn văn phòng họ sẽ đảm nhiệm làm hết tất cả các công đoạn trên một cách nhanh chóng để bạn không còn phải lo lắng về sự mất mát.

Hy vọng với những chia sẽ trên đây về những kinh nghiệm chuyển văn phòng, hay di dời trụ sở làm việc sao cho hiệu thì bạn có thể áp dụng ngay vào công việc chuyển dọn văn phòng của mình đến nơi làm mới an toàn hơn. Chúc quý công ty của bạn đại cát đại lợi khi chuyển đến nơi làm mới.