Bạn đang tìm kiếm những ” bí kíp” hỗ trợ cho quá trình chuyển dọn văn phòng làm việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và bảo đảm an toàn? Trong bài viết này, Top Moving sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng sao cho hiệu quả nhất, giúp bạn tiết kiệm được thời gian và hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
1. Tìm địa chỉ văn phòng mới
Văn phòng là một yếu tố cực kỳ quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong quá trình phát triển và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Do đó, khi có kế hoạch chuyển dọn văn phòng, công ty cần đặc biệt lưu ý trong việc lựa chọn một địa điểm phù hợp, thuận lợi về mọi mặt để tạo nền tảng cho sự thăng tiến trong tương lai. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp công ty dễ dàng hơn trong việc chọn lựa địa chỉ văn phòng mới:
- Xác định mục đích khi thuê văn phòng mới: bạn nên xem xét kế hoạch phát triển của công ty trong tương lai để quyết định kích thước của văn phòng.
- Lựa chọn vị trí thuận tiện: giao thông thông thoáng, bãi đậu xe, hệ thống điện nước, mạng internet, an toàn cháy nổ, thang máy,…
- Dự trù ngân sách:lưu ý kinh phí thuê văn phòng hàng tháng của bạn, ngoài ra xem xét giá các dịch vụ chuyển dọn trọn gói phù hợp với ngân sách của công ty.
- Thời gian: lưu ý thời gian chuyển dọn văn phòng cũ và nhận văn phòng mới của bạn, ưu tiên lựa chọn những ngày tốt để công việc diễn ra suôn sẻ.
- Tìm hiểu và so sánh nhiều địa chỉ về mức giá thuê và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp.
- Tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển đến văn phòng mới
Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá, dịch vụ tiện ích xung quanh,… - Lên sơ đồ bố trí vị trí cho từng nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới
- Bạn nên tìm kiếm văn phòng mới trước 2 tháng và chốt địa điểm thuê cuối cùng trước 1 tháng, như vậy sẽ có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.
2. Kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả – Thực hiện các bước
2.1 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
Nếu công ty tự chuyển văn phòng, cần chuẩn bị trước các dụng cụ cần thiết như thùng carton, kéo, băng keo, màng nilon, xốp, giấy báo cũ, đồng thời phân loại kỹ các vật dễ vỡ và bọc kĩ giấy tờ quan trọng. Lưu ý lên danh sách và kiểm kê đầy đủ các vật dụng để đảm bảo quá trình chuyển dọn diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và cẩn thận hơn.
Trong trường hợp công ty tự thực hiện chuyển đồ, hãy huy động toàn bộ nhân viên tham gia hỗ trợ để công việc được tiến hành gọn gàng, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất có thể. Một số lưu ý và kinh nghiệm chuyển văn phòng mà Top Moving gợi ý cho công ty như sau:
- Nên sắp xếp, đóng gói các vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng carton để tiện cho việc tìm kiếm.
- Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng vì dễ khiến thùng bị bục, rách.
- Khi đã đóng gói xong, bạn hãy ghi chú lại các vật dụng trong thùng, của cá nhân hay của phòng ban nào, vị trí, số tầng, số phòng… để nhân viên vận chuyển dễ dàng hơn trong việc sắp xếp. Ngoài ra, với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc làm rất cần thiết.
- Với các loại máy móc, thiết bị, hồ sơ, tài liệu quan trọng cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và thuận tiện.>> xem thêm: Top 10 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói TPHCM uy tín, giá rẻ
2.2 Dọn dẹp lại văn phòng cũ
Sau khi hoàn tất việc đóng gói, bạn cần tiến hành dọn dẹp văn phòng cũ thật sạch sẽ trước khi bàn giao lại mặt bằng. Hãy thu gom, phân loại và xử lý rác thải đúng nơi quy định. Đừng quên kiểm tra kỹ từng góc cạnh, ngóc ngách để đảm bảo không còn sót lại bất kỳ vật dụng nào của công ty. Việc này không chỉ giúp trả lại văn phòng trong tình trạng như ban đầu mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với những người thuê tiếp theo.
Để tiết kiệm chi phí vận chuyển, bạn có thể cân nhắc thanh lý những đồ dùng không còn cần thiết. Biến các món đồ cũ trong văn phòng thành nguồn thu nhập sẽ giúp giảm bớt đáng kể chi phí vận chuyển cho công ty.
2.3 Thông báo cho khách hàng của công ty
Bạn nên thông báo cho khách hàng về việc chuyển văn phòng của công ty, cung cấp địa chỉ mới, thông tin liên hệ cũng như hướng dẫn xử lý các giao dịch đang còn dang dở trong suốt thời gian chuyển văn phòng.
Việc chủ động thông báo đến khách hàng khi chuyển sang văn phòng mới không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc mà còn giúp tránh tình trạng khách hàng lo lắng khi không thể liên hệ được với công ty. Top Moving khuyến nghị nên thực hiện việc chuyển văn phòng vào những ngày nghỉ cuối tuần để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và diễn ra thuận lợi.
Bên cạnh việc thông báo cho khách hàng, công ty cũng cần gửi thông tin thay đổi địa chỉ đến các đại lý, công ty bảo hiểm, các đơn vị cung cấp dịch vụ… Điều này không chỉ thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp mà còn góp phần xây dựng lòng tin và tăng cường sự gắn kết giữa công ty và các đối tác, tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
2.4 Tiến hành làm việc trực tiếp bên công ty vận chuyển
Khi quyết định sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời hoàn toàn yên tâm trong quá trình di dời đến văn phòng mới. Nên liên hệ sớm với các công ty uy tín để họ có thể sắp xếp và lựa chọn loại xe phù hợp với khối lượng đồ đạc, giúp tiết kiệm thời gian và tránh làm gián đoạn hoạt động của công ty.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực chuyển dọn văn phòng, công ty vận chuyển trọn gói sẽ đảm nhận toàn bộ các công đoạn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp bạn an tâm suốt quá trình vận chuyển.
Hy vọng những chia sẻ trên về dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói và cách di dời trụ sở làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn áp dụng vào công việc chuyển dọn của mình, đảm bảo an toàn và suôn sẻ khi chuyển đến địa điểm mới. Chúc quý công ty luôn phát triển thịnh vượng và thành công khi bắt đầu hành trình mới tại nơi làm việc mới.