Bạn đang tìm kiếm những ” bí kíp” hỗ trợ cho quá trình chuyển dọn văn phòng làm việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và bảo đảm an toàn? Trong bài viết này, Top Moving sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng sao cho hiệu quả nhất, giúp bạn tiết kiệm được thời gian và hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
1. Tìm địa chỉ văn phòng mới
Văn phòng là nơi cực kì quan trọng, góp phần quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp, do đó khi chuyển dọn văn phòng bạn cần đặc biệt lưu ý trong việc tìm kiếm một địa chỉ phù hợp, thuận lợi để giúp công ty thăng tiến hơn. Dưới đây là các tiêu chí để bạn có thể lựa chọn một địa chỉ văn phòng phù hợp cho công ty của mình.
- Xác định mục đích khi thuê văn phòng mới: bạn nên xem xét kế hoạch phát triển của công ty trong tương lai để quyết định kích thước của văn phòng.
- Lựa chọn vị trí thuận tiện: giao thông thông thoáng, bãi đậu xe, hệ thống điện nước, mạng internet, an toàn cháy nổ, thang máy,…
- Dự trù ngân sách:lưu ý kinh phí thuê văn phòng hàng tháng của bạn, ngoài ra xem xét giá các dịch vụ chuyển dọn trọn gói phù hợp với ngân sách của công ty.
- Thời gian: lưu ý thời gian chuyển dọn văn phòng cũ và nhận văn phòng mới của bạn, ưu tiên lựa chọn những ngày tốt để công việc diễn ra suôn sẻ.
- Tìm hiểu và so sánh nhiều địa chỉ về mức giá thuê và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp.
- Tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển đến văn phòng mới
Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá, dịch vụ tiện ích xung quanh,… - Lên sơ đồ bố trí vị trí cho từng nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới
- Bạn nên tìm kiếm văn phòng mới trước 2 tháng và chốt địa điểm thuê cuối cùng trước 1 tháng, như vậy sẽ có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.
2. Kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả – Thực hiện các bước
2.1 Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì bạn nên chuẩn bị trước các dụng cụ cần thiết như: thùng carton, kéo, băng keo, bọc nilon, xốp, phân loại với các vật dễ bể, bọc giấy tờ quan trọng, giấy báo cũ… lưu ý lên danh sách và kiểm kê các dụng cụ cần thiết, tránh để việc chuyển dọn diễn ra nhanh chóng và cẩn thận hơn.
Nếu bạn tự chuyển đồ, hãy huy động hết toàn bộ nhân viên cùng tham gia giúp đỡ để công việc được diễn ra nhanh chóng, gọn gàng và tiết kiệm nhất có thể. Một số những lưu ý, kinh nghiệm chuyển văn phòng mà Top Moving gợi ý thêm cho bạn như:
- Nên sắp xếp, đóng gói các vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng carton để tiện cho việc tìm kiếm.
- Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng vì dễ khiến thùng bị bục, rách.
- Khi đã đóng gói xong, bạn hãy ghi chú lại các vật dụng trong thùng, của cá nhân hay của phòng ban nào, vị trí, số tầng, số phòng… để nhân viên vận chuyển dễ dàng hơn trong việc sắp xếp. Ngoài ra, với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc làm rất cần thiết.
- Với các loại máy móc, thiết bị, hồ sơ, tài liệu quan trọng cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và thuận tiện.>> xem thêm: Top 10 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói TPHCM uy tín, giá rẻ
2.2 Dọn dẹp lại văn phòng cũ
Sau khi đã đóng gói xong, bạn cần phải tiến hành dọn dẹp văn phòng cũ sạch sẽ trước khi trả lại mặt bằng. Hãy dọn dẹp rác thải, phân loại và vứt đúng nơi quy định. Đừng quên kiểm tra kỹ các góc cạnh, ngóc ngách của văn phòng để đảm bảo không sót lại bất kỳ đồ đạc nào của công ty. Việc này không chỉ giúp trả lại văn phòng như ban đầu mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp cho những người thuê sau.
Để tiết kiệm chi phí vận chuyển, bạn có thể thanh lý những đồ dùng không còn cần thiết, hãy biến những món đồ cũ trong văn phòng thành nguồn thu nhập để giảm bớt chi phí vận chuyển văn phòng cho công ty của bạn.
2.3 Thông báo cho khách hàng của công ty
Bạn nên thông báo cho khách hàng về việc chuyển văn phòng của công ty, hãy cung cấp địa chỉ mới, cách thức liên hệ cũng như thực hiện các giao dịch đang còn dang dở của khách hàng trong thời gian thực hiện việc chuyển văn phòng.
Việc thông báo đến cho khách hàng khi chuyển văn phòng mới sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như là việc tránh để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ được với công ty của bạn. Top Moving khuyên bạn nên thực hiện công việc chuyển văn phòng vào những ngày nghỉ cuối tuần, để đảm bảo quá trình hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi.
Ngoài việc thông báo đến cho khách hàng, bạn cũng cần phải thông báo với các đại lý, công ty bảo hiểm, các đơn vị cung cấp… điều này thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp trong việc thông báo thay đổi địa chỉ , góp phần xây dựng lòng tin và sự gắn kết giữa doanh nghiệp và các đối tác, tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
2.4 Tiến hành làm việc trực tiếp bên công ty vận chuyển
Khi quyết định sử dụng dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và an tâm di dời đến văn phòng mới. Bạn nên liên hệ sớm với các công ty uy tín để bên phía công ty vận chuyển sắp xếp, lựa chọn dòng xe có tải trọng phù hợp với lượng đồ đạc, nhằm tiết kiệm thời gian tránh gây ảnh hưởng đến công ty.
Khi sử dụng dịch vụ của công ty vận chuyển trọn gói, với kinh nghiệm nhiều năm trong công việc chuyển dọn văn phòng, họ sẽ đảm nhiệm làm hết tất cả các công đoạn một cách nhanh chóng để bạn có thể an tâm hơn trong xuyên suốt quá trình vận chuyển.
Hy vọng với những chia sẻ trên đây về những chuyển văn phòng trọn gói, hay di dời trụ sở làm việc sao cho hiệu thì bạn có thể áp dụng ngay vào công việc chuyển dọn văn phòng của mình đến nơi làm mới an toàn hơn. Chúc quý công ty của bạn đại cát đại lợi khi chuyển đến nơi làm mới.