Đối với các doanh nghiệp thì việc quản lý kho hàng nó cũng giống như công việc quản lý hậu cần cho một cuộc chiến đầy cam go và thử thách trên thương trường vậy. Với việc công tác hậu cần mà chuẩn bị không tốt thì làm sao tiền tuyến có đủ nguồn lực để cạnh tranh được. Vì vậy việc quản lý kho hàng cũng rất cực kì quan trọng, phải xây dựng được cho mình một hệ thống kho hàng chuyên nghiệp với những công được phân bổ rõ ràng và cẩn thận là hết sức quan trọng.
Tuy nhiên để có thể làm được điều đó không phải doanh nghiệp nào cũng có những nhận thức đúng đắn, dẫn đến những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra. Trong bài viết này Top Moving sẽ đưa ra một số những sai lầm khi quản lý kho quan trọng mà bạn cần phải biết qua đó có thể tránh để có thể quản lý kho hàng của mình tốt hơn.
1. Không xác định được chính xác lượng tồn kho tối ưu
Xác định được lượng hàng tồn kho tối ưu, số lượng hàng hóa được duy trì phải đáp ứng đủ mọi nhu cầu hoạt động của công ty đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và bảo quản đến mức thấp nhất có thể. Đây là bước vô cùng quan trọng cần được thực hiện thường xuyên nhằm duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Doanh nghiệp rất dễ đổ vỡ nếu hoạt động không tốt và không có kế hoạch rõ ràng khi gặp rủi ro bất ngờ từ những biến động của thị trường.
Sai lầm khi quản lý kho trong việc xác định lượng hàng tồn kho tối ưu cũng hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ nguồn lực quản lý sao cho hiệu quả nhất, đảm bảo không để quá nhiều dẫn đến lãng phí cũng như không quá ít hàng tồn kho so với nhu cầu hiện có.
2. Hàng hóa sắp xếp không khoa học, không theo trình tự
Khi nói đến việc dự trữ, sắp xếp hàng hóa trong kho không có lý do gì để doanh nghiệp bạn phải bất cẩn trong việc lên cho mình những kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành được. Cần phải được phân loại sản phẩm, bảo quản theo từng khu vực riêng biệt và chia thành từng đợt dựa trên kích thước, thời hạn sử dụng và điều kiện bảo quản.
Việc sắp xếp hàng hóa khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian kho bãi, thời gian, sức lực, đồng thời tăng năng suất lao động, giúp cho việc xuất, quản lý, kiểm soát trở nên thuận tiện hơn, dễ dàng hơn trong việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của mình. Cần tuân thủ một nguyên tắc nhất định khi sắp xếp hàng hóa: hàng nào quan trọng cần sử dụng trước thì xếp ở đầu, hàng dễ vỡ nên xếp ở vị trí ít va chạm, v.v.
Đừng bao giờ cho rằng việc tổ chức sắp xếp hàng hóa là một công việc đơn giản mà có thể bỏ qua; nó không chỉ giúp công việc của bạn diễn ra trôi chảy hơn mà nó còn dùng để đánh giá khả năng công tác quản lý của bạn. Đây là một trong những sai lầm quan trọng khi quản lý kho mà nhiều doanh nghiệp thường sẽ thiếu sự chuyên nghiệp.
>> Xem thêm: Top 15 dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói giá rẻ tại TPHCM
3. Không kiểm tra kho hàng thường xuyên
Không nghi ngờ gì nữa, một trong những sai lầm khi quản lý kho nghiêm trọng nhất là không kiểm tra mức tồn kho một cách thường xuyên. Nhiều người thường ngại việc vì kho hàng quá rộng, số lượng hàng hóa nhiều, thiếu nhân công mà không muốn dành nhiều thời gian kiểm tra kỹ càng số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho. Yêu cầu về hàng hóa không được thực hiện do lỗi hoặc hết hàng mà công ty của bạn không biết… và đến khi cần dùng thì lại không đáp ứng được nhu cầu.
Việc kiểm tra hàng hóa định kỳ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định sản phẩm nào còn hàng, sản phẩm nào hết hàng, từ đó xây dựng chiến lược xuất – nhập khẩu phù hợp. Hơn nữa, bạn đã ước tính lượng tiêu thụ của mặt hàng đó dựa trên số lượng chỉ đủ xuất hàng trong kho, từ đó xác định được nhu cầu thị trường phù hợp để từ đó đưa ra chiến lược cạnh tranh phù hợp.
4. Trang thiết bị quản lý kho thiếu thốn, lạc hậu
Như đã nêu ở trên, nhà kho tương tự như đội hậu cần của một công ty; nếu không được bảo vệ đúng cách sẽ không thể ngăn chặn được những rủi ro không mong muốn có thể xảy ra. Do nhân lực và khả năng đều có hạn, doanh nghiệp nên trang bị thêm cho nhân viên những trang thiết bị hỗ trợ hiện đại nhằm đẩy mạnh thêm công tác quản lý kho hàng hiệu quả hơn.
Bên cạnh các thiết bị bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, tránh những sai lầm khi quản lý kho đáng tiếc có thể xảy ra.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm như vậy, thậm chí ngoài các chức năng như quản lý kho hàng phần mềm còn tích hợp thêm các tính năng như nghiệp vụ kế toán hay bán hàng… rất tiện lợi, qua đó sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
Trên đây là những sai lầm khi quản lý kho mà nhiều doanh nghiệp thường hay gặp phải hoặc thiếu nhân lực, tài chính trong công tác quản lý kho hàng của mình. Hy vọng qua bài viết này sẽ cung cấp đến cho doanh nghiệp bạn những thông tin thật bổ ích, qua đó sẽ góp phần cải thiện phần nào trong việc quản lí, vận hành kho hàng của mình sao cho phù hợp nhất nhé.
>> Tham khảo thêm: Những tiêu chuẩn thiết kế kho hàng, nhà kho hiệu quả