Đối với các doanh nghiệp, quản lý kho hàng giống như công tác hậu cần trong một cuộc chiến cam go và đầy thử thách trên thương trường. Nếu công tác hậu cần không được chuẩn bị kỹ lưỡng, làm sao tiền tuyến có đủ nguồn lực để cạnh tranh hiệu quả? Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp với quy trình rõ ràng và phân công nhiệm vụ cụ thể là vô cùng quan trọng.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng này, dẫn đến những sai lầm đáng tiếc trong quá trình quản lý kho. Trong bài viết này, Top Moving sẽ chỉ ra một số lỗi phổ biến trong quản lý kho mà bạn cần biết để tránh và từ đó cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng của mình.

1. Không xác định được chính xác lượng tồn kho tối ưu

Xác định lượng hàng tồn kho tối ưu là bước then chốt giúp doanh nghiệp duy trì đủ nguồn hàng đáp ứng mọi nhu cầu hoạt động, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và bảo quản ở mức thấp nhất. Việc này cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sự ổn định trong kinh doanh.

Nếu không có kế hoạch tồn kho rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro, đặc biệt khi thị trường biến động bất ngờ. Sai lầm trong việc quản lý lượng tồn kho còn ảnh hưởng trực tiếp đến phân bổ nguồn lực, gây ra tình trạng tồn hàng quá nhiều dẫn đến lãng phí hoặc tồn quá ít không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế.

2. Hàng hóa sắp xếp không khoa học, không theo trình tự

Việc dự trữ và sắp xếp hàng hóa trong kho đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị đến vận hành. Hàng hóa cần được phân loại rõ ràng, bảo quản theo từng khu vực riêng biệt và chia thành các nhóm dựa trên kích thước, thời hạn sử dụng và điều kiện bảo quản.

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học giúp tiết kiệm không gian kho, giảm thời gian và công sức thao tác, đồng thời nâng cao năng suất lao động. Điều này cũng hỗ trợ việc xuất hàng, quản lý và kiểm soát kho trở nên thuận tiện, hiệu quả hơn. Một nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp là ưu tiên đặt hàng hóa cần sử dụng trước ở vị trí dễ tiếp cận, hàng dễ vỡ đặt nơi ít va chạm.

Không nên xem nhẹ công tác tổ chức kho vì đây không chỉ là yếu tố giúp công việc vận hành trơn tru mà còn phản ánh trình độ quản lý của doanh nghiệp. Đây là một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi quản lý kho, thiếu tính chuyên nghiệp và khoa học.

>> Xem thêm: Top 15 dịch vụ chuyển kho xưởng trọn gói giá rẻ tại TPHCM

3. Không kiểm tra kho hàng thường xuyên

Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất trong quản lý kho là thiếu kiểm tra định kỳ mức tồn kho. Do kho rộng lớn, hàng hóa nhiều và thiếu nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường ngại hoặc bỏ qua việc kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và tình trạng hàng hóa. Điều này dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các lỗi tồn kho hoặc hết hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khi cần sử dụng.

Kiểm tra hàng hóa định kỳ giúp doanh nghiệp xác định chính xác sản phẩm còn hàng và sản phẩm đã hết, từ đó xây dựng chiến lược xuất – nhập phù hợp. Đồng thời, việc theo dõi này cũng giúp dự đoán nhu cầu thị trường dựa trên lượng tiêu thụ thực tế, từ đó có kế hoạch cạnh tranh và nhập hàng hiệu quả hơn.

4. Trang thiết bị quản lý kho thiếu thốn, lạc hậu

Như đã đề cập, nhà kho giống như đội hậu cần của doanh nghiệp; nếu không được bảo vệ và quản lý đúng cách, rất khó tránh khỏi các rủi ro không mong muốn. Do hạn chế về nhân lực và khả năng quản lý, doanh nghiệp cần đầu tư trang thiết bị hiện đại để hỗ trợ nhân viên nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho.

Bên cạnh các thiết bị bảo quản, bốc xếp và vận chuyển, việc sử dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu giúp kiểm soát hàng tồn, hạn chế sai sót trong quản lý. Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm tích hợp thêm các tính năng như nghiệp vụ kế toán, bán hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành.

Trên đây là những sai lầm phổ biến khi quản lý kho mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải, chủ yếu do thiếu nhân lực và tài chính trong công tác quản lý kho. Hy vọng bài viết này cung cấp cho doanh nghiệp bạn những thông tin hữu ích, góp phần cải thiện hiệu quả quản lý và vận hành kho hàng một cách tối ưu nhất.

Trên đây là những sai lầm khi quản lý kho mà nhiều doanh nghiệp thường hay gặp phải hoặc thiếu nhân lực, tài chính trong công tác quản lý kho hàng của mình. Hy vọng qua bài viết này sẽ cung cấp đến cho doanh nghiệp bạn những thông tin thật bổ ích, qua đó sẽ góp phần cải thiện phần nào trong việc quản lí, vận hành kho hàng của mình sao cho phù hợp nhất nhé.

>> Tham khảo thêm: Những tiêu chuẩn thiết kế kho hàng, nhà kho hiệu quả